Początek pracy oznacza znacznie więcej niż samą naukę obowiązków. Trzeba odnaleźć się wśród nowych współpracowników, połączyć nazwiska z twarzami i zorientować się, w jaki sposób przebiega komunikacja w firmie. Równocześnie w skrzynce pracowniczej mogą pojawić się wiadomości o Casual Friday, planowanym afterworku, team-buildingu lub Pizza Day. Osoby dobrze znające zespół uznają je za zwyczajną część biurowego życia, lecz nowy pracownik może nie wiedzieć, czy wypada uczestniczyć w tych wydarzeniach, jaki ubiór wybrać i jak zostanie odebrana ewentualna odmowa. Wcześniejsze przekonania o codzienności w biurze nierzadko wynikają z relacji innych osób. Jednak każda organizacja funkcjonuje według nieco odmiennych zwyczajów. Nie należy więc traktować firmowych tradycji jako próby dopasowania się do otoczenia. Stanowią one element kultury organizacyjnej i z biegiem czasu przestają być zagadką. Najwięcej podpowiedzi dają rozmowy ze współpracownikami, obserwacja zespołu oraz spokojne rozpoznawanie reguł związanych z poszczególnymi sytuacjami.
Relacje między działami trudno rozwijać wyłącznie podczas wykonywania bieżących obowiązków. Okazję do rozmowy tworzą mniej oficjalne spotkania, przerwy w pracy albo wspólnie zjedzone śniadanie. W takiej atmosferze łatwiej poznać osoby pracujące w innych częściach organizacji, rozpocząć rozmowę i poczuć więź z grupą wykraczającą poza własny dział. Sposób przygotowania firmowych inicjatyw może też ujawniać, ile uwagi organizacja poświęca relacjom między pracownikami. Nie chodzi zatem wyłącznie o przyjemny przerywnik w ciągu dnia. W opracowaniu U.S. Surgeon General na temat psychicznego dobrostanu pracowników podkreślono wpływ więzi społecznych, wspólnoty oraz przynależności na samopoczucie zawodowe.
Nie oznacza to jednak, że częste integracje i rozbudowane udogodnienia automatycznie tworzą dobre miejsce pracy. Nawet komfortowa strefa relaksu, pokój gier, cykliczne spotkania czy wspólna pizza nie zastąpią szacunku w codziennych kontaktach.
Te rozwiązania nie uporządkują też źle zaplanowanych obowiązków ani nie wyjaśnią zasad porozumiewania się w organizacji. Mogą poprawić atmosferę i otworzyć przestrzeń do swobodniejszej rozmowy, ale nie wyeliminują napięć, przeciążenia, nieporządku ani sporów wewnątrz zespołu.
W pierwszych tygodniach zatrudnienia nowa osoba może zetknąć się z owocowym czwartkiem, pokojem gier, dniem tematycznym lub możliwością przychodzenia do biura z psem. Nie są to jednak rozwiązania obecne w każdej organizacji. Ich dobór zależy od atmosfery wśród pracowników, przyjętego sposobu współdziałania i koncepcji zespołu przygotowującego poszczególne akcje. Każde miejsce pracy tworzy więc własny zestaw obyczajów, choć część z nich powtarza się szczególnie często. Podstawowe rozeznanie w ich przebiegu ułatwia nowej osobie spokojniejsze podejście do pierwszego udziału.
Jeansy z T-shirtem, chinosy i koszulka polo, a także luźniejsza sukienka mogą sprawdzić się podczas Casual Friday. Nie oznacza to jednak, że tego dnia każdy strój zostanie uznany za odpowiedni. Firmy z bardziej oficjalnym dress codem różnie wyznaczają granice swobody. W jednej wystarczy zastąpić garnitur mniej formalnym zestawem, w drugiej pracownicy mogą pojawić się w ubraniach przypominających te noszone w domu. Niezależnie od przyjętych reguł garderoba powinna pozostać czysta, zadbana i dopasowana do zawodowego otoczenia. Znaczenie ma również harmonogram. Jeżeli pracownika czeka rozmowa z klientem, oficjalne spotkanie lub istotna prezentacja, może być potrzebny elegantszy ubiór, mimo obowiązującego Casual Friday.
Firmy organizują także dni o określonym motywie przewodnim. Temat ustalają osoby przygotowujące wydarzenie, natomiast uczestnicy podkreślają dany motyw strojem bądź pojedynczym dodatkiem. Źródłem pomysłów są często święta, wydarzenia sportowe i wewnętrzne akcje organizacji. Zwykle nie ma potrzeby tworzenia pracochłonnego przebrania. Świąteczny sweter, ubranie w ustalonym kolorze czy niewielki akcent w zupełności spełniają założenia. W razie niejasnych informacji podpowiedzi można szukać na zdjęciach z poprzednich edycji lub uzyskać je podczas krótkiej rozmowy z organizatorem.
Informacje o firmowym poczęstunku nie zawsze obejmują cały zespół. Pizza Day może obejmować wyłącznie jeden dział, a nazwa „owocowy czwartek” nie przesądza o tym, że kosze z owocami pojawią się akurat tego dnia tygodnia. Zasady każdej inicjatywy ustala dana organizacja. Firmowe śniadanie również przybiera różne formy – jedzenie zamawia pracodawca albo przynoszą je członkowie zespołu. Podobne akcje mogą odbywać się regularnie, a czasem towarzyszą urodzinom pracownika, świętom lub zamknięciu projektu.
Przed poczęstunkiem dobrze najpierw ustalić, do kogo jest skierowany, a następnie zostawić odpowiednią część dla osób, które dołączą później. Znaczenie mają także informacje dotyczące składników i alergenów. Nikt nie musi wyjaśniać, dlaczego rezygnuje z jedzenia. Do rozmowy przy stole mogą włączyć się także osoby, które nie sięgają po przygotowany poczęstunek. Najważniejszy pozostaje kontakt ze współpracownikami.
Taka przerwa stwarza okazję, aby lepiej poznać ludzi kojarzonych wcześniej głównie ze służbowych wiadomości i porozmawiać z nimi w mniej formalnej atmosferze.
Po zakończeniu pracy zespół może spotkać się w mniej formalnej atmosferze, na przykład w restauracji, kawiarni lub innym lokalu w pobliżu biura. Tę formę integracji określa się jako afterwork. Niekiedy decyzja zapada spontanicznie podczas rozmowy na zespołowym czacie. W pozostałych przypadkach termin oraz plan ustalają wcześniej członkowie zespołu, przełożony bądź dział HR. Zbliżony charakter mają grille firmowe, jubileusze, świąteczne wydarzenia i kolacje kończące wspólny projekt.
To, czy trzeba odpowiedzieć na zaproszenie, wynika zwykle z jego treści i skali spotkania. Wiadomość z luźną propozycją wysłaną w dniu wyjścia zazwyczaj pozostawia decyzję zainteresowanym – do grupy dołączają osoby, którym odpowiada dany termin. Większa impreza wymaga wcześniejszego ustalenia liczby gości, dlatego organizator prosi o deklarację udziału. Pracownik może zrezygnować z uczestnictwa w integracji. Jednak jeżeli firma prowadzi zapisy, powinien poinformować o swojej decyzji.
Team-building nie zawsze oznacza całodniowy wyjazd. Może przyjąć formę krótkich ćwiczeń podczas spotkania firmowego, kilkugodzinnego programu albo jednego z elementów wyjazdu trwającego kilka dni. Zajęcia odbywają się w czasie pracy lub po niej, a zespół może spotkać się poza siedzibą firmy na warsztatach, turnieju sportowym, wspólnym gotowaniu czy w escape roomie.
Przed udziałem dobrze zapoznać się z planem oraz warunkami organizacyjnymi. Znaczenie mają miejsce, długość wydarzenia, transport, kolejność aktywności i zalecany strój. Innego przygotowania wymagają warsztaty, a innego spływ kajakowy, park linowy, piesza trasa lub sportowe rozgrywki. W programie terenowym zazwyczaj przydadzą się wygodne ubrania, a także męskie lub damskie buty trekkingowe. Uczestnik nie musi jednak brać udziału we wszystkich punktach. O ograniczeniach zdrowotnych, lęku przed wysokością bądź odczuwanym dyskomforcie można uprzedzić osobę organizującą wydarzenie lub przełożonego. Pozwala to poszukać innego rozwiązania: pominąć wybraną aktywność, pojawić się dopiero na dalszej części spotkania albo pozostać z grupą w roli osoby wspierającej.
Codzienne funkcjonowanie organizacji kształtują zarówno miejsca pracy, jak i przestrzenie wspólne oraz firmowe aktywności. Niektóre udogodnienia są dostępne stale, natomiast część działań odbywa się cyklicznie lub przy wybranych okazjach. Firmy oferują między innymi:
Swoboda korzystania z tych możliwości kończy się w momencie, w którym narusza wygodę innych członków zespołu. Pomieszczenia dostępne dla wszystkich nie mogą zamieniać się w prywatną strefę jednej osoby. Podobna zasada dotyczy pracowniczych grup – przystąpienie do nich oznacza akceptację ustaleń oraz odpowiedzialność za dobrowolnie podjęte zobowiązania. Najwięcej uwagi wymagają inicjatywy związane z obecnością psów. Wśród współpracowników mogą znajdować się osoby z alergią lub lękiem przed zwierzętami, dlatego opiekun musi stale nadzorować pupila. Odpowiada za jego zachowanie także wtedy, kiedy zajmuje się swoimi obowiązkami.
Odpowiedzi na pytania dotyczące życia w organizacji często są dostępne jeszcze przed pierwszym udziałem w danym wydarzeniu. Informacji można szukać w kalendarzu służbowym, firmowym podręczniku czy materiałach otrzymanych podczas onboardingu. Wiele podpowiedzi pojawia się także na kanałach tematycznych w Slacku oraz Teamsie. Zebrane tam wiadomości pokazują zarówno przebieg codziennej pracy, jak i reguły spotkań czy akcji prowadzonych wewnątrz firmy. Wcześniejsze sprawdzenie informacji pozwala uniknąć zgadywania, jak należy zachować się w danej sytuacji.
Nie każda wiadomość zawiera jednak pełny zestaw informacji. W takiej sytuacji wyjaśnień może udzielić przełożony, opiekun stażu albo doświadczony członek zespołu. Można zapytać na przykład:
National Association of Colleges and Employers (NACE) wymienia wśród kompetencji komunikacyjnych umiejętność precyzyjnego formułowania pytań i zrozumiałego przekazywania informacji. Dopytywanie nie jest więc oznaką niezaradności ani braku przygotowania. Pozwala lepiej poznać nowe środowisko, zamiast opierać decyzje na domysłach prowadzących do nieporozumień.
Wpisanie wydarzenia do harmonogramu lub kalendarza służbowego nie przesądza jeszcze o tym, że udział jest obowiązkowy. Podobnie należy traktować sytuację, gdy przełożony przedstawia spotkanie jako element wspólnego dnia zespołu. Taka forma zapowiedzi sugeruje bardziej oficjalny charakter inicjatywy, ale nie wyjaśnia jednoznacznie zasad obecności. Formularz do zapisów albo prośba o potwierdzenie udziału mogą służyć wyłącznie sprawom organizacyjnym. Na podstawie zgłoszeń firma ustala liczbę miejsc, zamawia posiłki i planuje transport.
Dobrowolny charakter mają najczęściej dni owocowe, grupy zainteresowań i możliwość spędzenia czasu w strefie odpoczynku. Spontaniczny komunikat na firmowym czacie zwykle stanowi propozycję dla chętnych, a nie informację o konieczności udziału.
Szkolenia, zebrania całej organizacji oraz wydarzenia odbywające się w godzinach pracy częściej wiążą się z oczekiwaniem uczestnictwa. Dlatego właśnie niejasnego komunikatu nie można interpretować na podstawie domysłów. Organizator lub przełożony może potwierdzić, czy obecność jest wymagana. Jeśli pracownik planuje nie uczestniczyć, powinien zgłosić to odpowiednio wcześniej.
Odpowiedź na zaproszenie nie musi ograniczać się jedynie do „tak” lub „nie”. Pracownik może uczestniczyć jedynie w części wydarzenia, wyjść wcześniej albo zrezygnować z jednego punktu programu. Swoją decyzję wystarczy zakomunikować jasno, na przykład: „Z przyjemnością dołączę, ale około godziny 20.00 będę musiała wyjść” lub „Dziękuję, tym razem nie uda mi się pojawić”.
Spotkania integracyjne, wspólne posiłki i wyjścia po pracy pomagają nowej osobie poznać relacje w zespole poza rozmowami o codziennych obowiązkach. Ujawniają sposób komunikacji między pracownikami oraz zasady, których często nie opisują oficjalne materiały. Udział w kilku takich wydarzeniach na początku pracy może pomóc lepiej poznać atmosferę organizacji, jednak decyzja o obecności należy do pracownika.
Asertywność pozwala odmówić bez przedstawiania prywatnych szczegółów. Brak wolnego czasu, niechęć do danej formy integracji albo zwyczajny brak ochoty można przekazać bez poczucia winy: „Dziękuję za zaproszenie. Tym razem nie dołączę, ale liczę na spotkanie z zespołem przy innej okazji”. Jeśli problem stanowi wyłącznie jeden punkt programu, rozwiązaniem może być udział w pozostałej części wydarzenia. W takiej sytuacji można zapytać: „Ta aktywność wywołuje u mnie dyskomfort. Czy mogę dołączyć później?”.
Od nowego pracownika nie należy oczekiwać natychmiastowej znajomości wszystkich niepisanych reguł ani udziału w każdej firmowej inicjatywie. Z czasem łatwiej rozpoznać, które komunikaty są jedynie niezobowiązującym zaproszeniem, a które wiążą się z koniecznością odpowiedzi lub wcześniejszego potwierdzenia obecności. W razie wątpliwości lepiej uważnie zapoznać się z treścią komunikatu, dopytać o brakujące szczegóły i odpowiednio wcześniej przekazać swoją odpowiedź. Dzięki temu nowa osoba łatwiej poznaje zasady panujące w firmie, świadomie decyduje o udziale w poszczególnych inicjatywach i dba o własne granice.
Źródła:
Autor: S.S.
English
