Asystent biurowy JECSE
Opis stanowiska pracy – czerwiec 2026
Opis roli
Asystent biurowy JECSE wykonuje różnorodne obowiązki administracyjne i sekretarskie we współpracy z członkami kadry kierowniczej JECSE. Będzie ściśle współpracował z dyrektorem JECSE w przygotowywaniu wszystkich formacji organizowanych przez biuro JECSE, dbając o ich aspekty logistyczne i organizacyjne. Będzie odpowiedzialny za komunikacje i promocje wydarzeń/aktywności JECSE.
Zadania i obowiązki
Zarządzanie biurem
- Zarządza sprawami biura JECSE oraz wykonuje różnorodne zaddania administracyjne.
- Ustala i planuje spotkania i wizyty, rozmowy konferencyjne, spotkania wirtualne.
- Zarządza spotkaniami pracowników, planami podróży i spotkaniami networkingowymi.
- Sporządza raporty ze spotkań.
- Asystuje dyrektorowi JECSE w działaniach networkingowych JECSE oraz projektach globalnej sieci.
- Koordynuje gromadzenie oraz dystrybucję ankiet sieciowych.
Planowanie Programów i Wydarzeń, Logistyka i Działania następcze
- Współpracuje z kadrą kierowniczą JECSE w planowaniu, realizowaniu i następstwie wszystkich naszych konferencji, spotkań oraz wydarzeń jak wymagane.
- Wspiera w realizacji bieżących programów, różnych spotkań i organizacji wydarzeń.
- Odpowiada za logistyczną stronę organizowanych wydarzeń/konferencji/szkoleń (rezerwacje, kontakt z miejscami wydarzeń, dostawcami i usługodawcami, itp.).
- Zarządza procesem rejestracji, udzielając wskazówek i wsparcia zarejestrowanym uczestnikom.
- Przygotowuje (we współpracy z ekspertami) i rozprowadza materiały informacyjne.
Komunikacja i Networking
- Pomaga w utrzymywaniu dobrych relacji pomiędzy JECSE a szkołami członkowskimi.
- Gromadzi materiały i tworzy newsteller JECSE we współpracy z Educate Magis.
- Wspiera komunikację i promocję partnerstwo w naszej sieci.
- Wspiera promocję projektów JECSE i rozpowszechnianie rezultatów projektów.
- Rozwija (we współpracy z ekspertami) i rozpowszechnia treści związane z edukacją Jezuicką i projektami JECSE.
- Gromadzi i zapewnia bieżącą aktualność listy mailingowej opartej na podziale na okręgi/konstytucje.
- Asystuje przy zarządzaniu stroną internetową JECSE oraz jego stronami w mediach społecznościowych.
Inne zadania i obowiązki
- Inne obowiązki, które mogą być okresowo przypisywane przez dyrektora JECSE.
Wymagania oraz/lub niezbędne kwalifikacje
Edukacja
- Wykształcenie wyższe w zakresie administracji lub zarządzania jest mile widziane, ale nie jest wymagane.
Doświadczenie:
- Dojrzała, refleksyjna i zaangażowana osoba.
- Znajomość zakonu jezuitów oraz jego sposobu zarządzania, a także otawrtość na duchowość ignacjańską.
- Doświadczenie w środowisku międzynarodowym oraz zrozumienie znaczenia komunikacji międzynarodowej.
- Doświadczenie na podobnym stanowisku byłoby dodatkowym atutem, ale nie jest wymagane.
Języki: Biegła znajomość języka aniegielskiego jest obowiązkowa. Inne języki europejskie mile widziane (szczególnie francuski oraz hiszpański.
Kompetencje komunikacyjne i umiejętność pracy zespołowej
- Wykazuje autentyczne zainteresowanie ludźmi oraz posiada bardzo dobre umiejętności interpersonalne.
- Posiada doskonałe umiejętności komunikacji werbalnej i pisemnej oraz potrafi jasno i przekonująco komunikować się przy użyciu narzędzi cyfrowych.
- Jest dobrze zorganizowaną osobą– efektywną, metodyczną oraz spokoją, posiadającą wiedzę na temat systemów oraz procedur zarządzania biurem.
- Posiada umiejętność pracy jako członek zespołu.
- Zdolna do pracy samodzielnej i terminowej realizacji zadań.
- Posiada umiejętność zarządzania czasem, wykonywania wielu zadań jednocześnie oraz priorytetyzownia pracy.
Umiejętności w zakresie technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT)
- Umiejętności komputerowe (oprogramowanie i narzędzia internetowe) – w szczególności pakietu MS Office. Znajomość programów do edycji graficznej (np. Canva, Photoshop lub podobnych) oraz systemów zarządzania treścią (WordPress) będzie znaczącym atutem.
- Umiejętność obsługi stron internetowych oraz nawigacji w mediach społecznościowych.
- Chęć oraz zdolność do realizacji zdalnych projektów edukacyjnych.
Raportowanie/odpowiedzialność
- Osoba zatrudniona podlega w pierwszej kolejności Dyrektorowi JECSE. W związku z tym regularne ustne sprawozdania z wykonanej pracy składane są co najmniej raz w miesiącu.
- Ostateczna odpowiedzialność spoczywa na Zarządzie (pod przewodnictwem Prezesa JCEP).
- Składanie sprawozdań Zarządowi JECSE lub Delegatom do Spraw Edukacji może być wymagane podczas ich corocznego spotkania.
Szczegóły oferty pracy
Data: 01.09.2026 (możliwość, jeśli dostępna, rozpocząć pracę wcześniej)
Lokalizacja/ miejsce pracy:
- Wybrany kandydat może bazować we własnym kraju, korzystając z lokalnego wsparcia i współpracy koleżeńskiej.
- Większość działań będzie koordynowana i zarządzana online, dlatego otwartość na pracę zdalną jest niezbędna.
- Dyspozycyjność oraz chęć do podróżowania są niezbędne (konieczne jest uczestnictwo we wszystkich głównych spotkaniach organizowanych przez JECSE).
Czas:
- Stanowisko jest pełnoetatowe (40 godzin tygodniowo).
- Dni oraz godziny pracy mogą podlegać negocjacjom.
- Kandydat musi być zdolny do pracy w godzinach biurowych w dni robocze, z uwzględnieniem podróży służbowych, w weekendy oraz pracy wieczorami, jeśli jest to konieczne.
Umowa:
- Pierwszy rok zatrudnienia będzie okresem próbnym. Po jego zakończeniu możliwa będzie kontynuacja współpracy na stałe. Zobowiązanie do co najmniej dwóch lat pracy jest ważnym wymogiem na tym stanowisku.
- JECSE jest otwarte na oddelegowanie osób obecnie pracujących w instytucjach jezuickich. W takim przypadku wybrany kandydat zachowa związki ze swoim obecnym miejscem pracy i w dalszym ciagu będzie korzystał ze świadczeń związanych z aktualnym zatrudnieniem. W innych przypadkach możliwa jest również współpraca kontraktowa (B2B).
Wynagrodzenie:
- Wynagrodzenie podlega negocjacjom, jednak przyjmuje się, że będzie odpowiadało wynagrodzeniu sekretarza/sekretarki szkolnej w miejscu zamieszkania kandydata.
Aplikacje: Aby ubiegać się o stanowisko, należy przesłać wiadomość e-mail z tematem „Stanowisko Asystena Biura JECSE” („JECSE Office assistant post”) na adres director@jecse.org przed 26 czerwca 2026 r., załączając;
- List motywacyjny wyjaśniający kompetencje kandydata na to stanowisko. Należy szczegółowo opisać swoje zainteresowanie tą rolą oraz podać oczekiwania wynagrodzenia.
- Curriculum Vitae.
Europejski Komitet Jezuicki do Spraw Edukacji Podstawowej i Średniej
Rue des Trévires 3 – 1040 Brussels – Belgium - e-mail: director@jecse.org - web: www.jecse.org
English
